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作者:騰訊企業(yè)郵箱 發(fā)布時(shí)間:2021-10-16 12:10:17 訪問(wèn)量:2048
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可能有人要問(wèn)了郵件歸檔是個(gè)什么東西。郵件歸檔其實(shí)就是一種郵件數(shù)據(jù)的留存方式。它是將郵箱內(nèi)所有的收發(fā)郵件進(jìn)行保存整理,防止因?yàn)檎`操作或者人為操作造成重要郵件的丟失。“郵件歸檔”功能可以永久保存企業(yè)郵箱往來(lái)郵件,幫助企業(yè)快速檢索郵件。
我們知道郵件是作為公司重要的通訊手段之一,它與其他的即時(shí)通訊工具最大的區(qū)別是它可以當(dāng)做法律證據(jù)使用的。公司有必要知道員工對(duì)外或?qū)?nèi)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)的情況。尤其是一些對(duì)信息敏感的公司更是尤為重要。
當(dāng)我們對(duì)公司的郵件進(jìn)行歸檔操作后,保證了已經(jīng)保存下的郵件都是最原始的,而且在歸檔服務(wù)器上郵件是無(wú)法進(jìn)行刪除和改動(dòng)的。只有管理員可以在知道登錄名和密碼的情況下才可進(jìn)行查詢和恢復(fù),以保證對(duì)公司機(jī)密外泄時(shí)候可以進(jìn)行及時(shí)的查詢和處理。
隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)量的增大數(shù)據(jù)的增多,員工端對(duì)郵件數(shù)據(jù)量將是大幅度的上升。這樣對(duì)公司郵箱系統(tǒng)的成本也會(huì)增高。郵件歸檔可以將這些數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器云端上,減少了企業(yè)對(duì)郵件的存儲(chǔ)壓力,幫助公司控制對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的成本。
大家都知道的國(guó)際上的塞班斯法案就是要求上市公司,金融服務(wù)、醫(yī)療保健、電信運(yùn)營(yíng)商、社會(huì)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)必須保存公司所有業(yè)務(wù)記錄不得少于5年這個(gè)要求,而且是存放在必須能夠馬上訪問(wèn)的地方,有些郵件甚至要求保存7年以上。現(xiàn)在大部分的企業(yè)與國(guó)外企業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)都是以郵件形式進(jìn)行的。所以郵件歸檔就是對(duì)企業(yè)行為的一種保護(hù)。
如果首次使用郵件歸檔系統(tǒng)需由企業(yè)主動(dòng)向經(jīng)銷商提出申請(qǐng)開(kāi)通。郵件歸檔系統(tǒng)需單獨(dú)設(shè)立歸檔管理員(更換歸檔管理員對(duì)歸檔記錄無(wú)影響),并使用獨(dú)立密碼管理。啟用歸檔后,新收發(fā)的郵件將自動(dòng)進(jìn)入歸檔。
希望經(jīng)過(guò)上海騰訊企業(yè)郵箱騰曦小編今天的解說(shuō),企業(yè)成員們可以更好地、高效地使用騰訊企業(yè)郵箱進(jìn)行工作。
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